Polityka prywatności serwisu fotosmart.com.pl

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych Klientów serwisu internetowego fotosmart.com.pl (dalej: Serwis) oraz zasady wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii.
2. Administratorem danych osobowych jest firma FOTOSMART z siedzibą w Poznaniu (60-111) przy ul. Rakoniewickiej 20, NIP: 8411511634, adres e-mail: kontakt@fotosmart.com.pl (dalej: Administrator).
3. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
4. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych Klient może kontaktować się z Administratorem pocztą elektroniczną na adres: kontakt@fotosmart.com.pl.

§ 2. Zakres przetwarzanych danych

1. Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:
   a) dane Konta i Zamówień: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy, historia Zamówień oraz dane do faktury, jeżeli Klient zażąda jej wystawienia;
   b) zdjęcia i projekty: pliki zdjęciowe przesyłane przez Klienta oraz projekty tworzone w Kreatorze, których zasady przetwarzania określa § 4;
   c) dane techniczne: adres IP, przybliżona lokalizacja (kraj, region, miejscowość), informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz logi błędów, zbierane automatycznie podczas korzystania z Serwisu;
   d) dane o źródle wizyty: identyfikator kliknięcia reklamy (np. gclid z reklam Google), parametry kampanii reklamowej (utm), adres strony wejściowej oraz zapisane ustawienia zgód, przechowywane w pamięci przeglądarki Klienta (localStorage), na zasadach określonych w § 9.
2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak dane oznaczone przy składaniu Zamówienia jako wymagane są niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Ich niepodanie uniemożliwia realizację Zamówienia.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
   a) zawarcie i wykonanie umowy, w tym realizacja Zamówień, prowadzenie Konta, obsługa płatności i dostawa Produktów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
   b) wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
   c) rozpatrywanie reklamacji, obsługa zwrotów oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO;
   d) zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, w tym wykrywanie nadużyć i diagnozowanie błędów, z wykorzystaniem m.in. adresu IP, przybliżonej lokalizacji, z której składane jest Zamówienie, oraz usługi Google reCAPTCHA chroniącej formularze logowania i rejestracji przed nadużyciami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora);
   e) prowadzenie statystyk korzystania z Serwisu oraz pomiar skuteczności reklam, na podstawie zgody Klienta wyrażonej w banerze cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
   f) przesyłanie informacji o ofercie i promocjach Serwisu, jeżeli Klient wyraził na to odrębną zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
2. Zgoda, o której mowa w ust. 1 lit. e i f, może zostać wycofana w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

§ 4. Zdjęcia i projekty Klienta

1. Zdjęcia i projekty przekazane przez Klienta przetwarzane są wyłącznie w celu realizacji Zamówienia oraz świadczenia usług opisanych w Regulaminie, w tym przechowywania projektów. Administrator nie wykorzystuje ich do innych celów, w szczególności nie analizuje ich treści w celach marketingowych, nie udostępnia ich podmiotom trzecim poza zakresem wskazanym w § 7 i nie wykorzystuje ich do trenowania algorytmów.
2. Zdjęcia i projekty przechowywane są w infrastrukturze Amazon Web Services (AWS) w centrum danych we Frankfurcie (Niemcy, Unia Europejska), gdzie podlegają również automatycznemu przetwarzaniu na potrzeby druku, w szczególności generowaniu miniatur i plików produkcyjnych. Dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, w zakresie niezbędnym do realizacji i kontroli jakości Zamówienia.
3. Zdjęcia i projekty usuwane są automatycznie w następujących terminach:
   a) projekty robocze niepowiązane z Kontem ani Zamówieniem: najpóźniej po 7 dniach;
   b) pliki produkcyjne wygenerowane na potrzeby druku: w ciągu 14 dni od ich przetworzenia;
   c) projekty i przesłane zdjęcia: najpóźniej po 90 dniach od ostatniej zmiany projektu;
   d) projekty Produktów personalizowanych, w szczególności fotoksiążek, fotoobrazów i kalendarzy, ze złożonych Zamówień: po 14 miesiącach, co umożliwia obsługę reklamacji oraz ewentualnego dodruku.

§ 5. Dane osób trzecich

1. Zdjęcia przekazywane przez Klienta mogą zawierać wizerunki osób trzecich, w tym dzieci. Administrator przetwarza je wyłącznie technicznie, w celu wykonania Zamówienia i świadczenia usług opisanych w Regulaminie, na zasadach określonych w § 4, i nie analizuje ich treści. Klient odpowiada za to, że jest uprawniony do posłużenia się przekazanymi zdjęciami, w tym wizerunkami utrwalonych na nich osób.
2. Jeżeli Klient wskaże jako odbiorcę przesyłki inną osobę, Administrator przetwarza jej imię, nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail wyłącznie w celu doręczenia Zamówienia i powiadomień o statusie przesyłki. Dane te pochodzą od Klienta, który powinien poinformować odbiorcę o ich przekazaniu.
3. Jeżeli Klient przekazuje zdjęcia w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (np. fotograf zamawiający Produkty ze zdjęciami swoich klientów), pozostaje administratorem danych osobowych utrwalonych na tych zdjęciach, a Administrator przetwarza je w jego imieniu wyłącznie w celu realizacji Zamówienia, w zakresie i przez okresy określone w § 4.
4. Serwis przeznaczony jest dla osób pełnoletnich. Administrator nie przetwarza celowo danych osobowych dzieci w innym zakresie niż wizerunki utrwalone na zdjęciach przekazanych przez Klienta.

§ 6. Okres przechowywania danych

1. Dane Konta przechowywane są do momentu usunięcia Konta przez Klienta.
2. Dane dotyczące Zamówień oraz dokumenty księgowe przechowywane są przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
3. Dane związane z reklamacjami i roszczeniami przechowywane są do upływu okresu przedawnienia roszczeń.
4. Dane przetwarzane na podstawie zgody, w szczególności w celach marketingowych i statystycznych, przechowywane są do momentu wycofania zgody.
5. Logi błędów i dane diagnostyczne przechowywane są do 90 dni.

§ 7. Odbiorcy danych

1. Administrator nie sprzedaje danych osobowych Klientów. Dane przekazywane są wyłącznie podmiotom wspierającym prowadzenie Serwisu, w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań:
   a) operatorowi płatności Przelewy24 (PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu), w zakresie danych niezbędnych do obsługi płatności;
   b) firmom kurierskim, w tym InPost, w zakresie imienia, nazwiska, adresu, numeru telefonu i adresu e-mail podanych jako dane do wysyłki, w celu doręczenia przesyłki i powiadomień o jej statusie;
   c) Amazon Web Services (AWS), w zakresie przechowywania i przetwarzania zdjęć oraz projektów (centrum danych we Frankfurcie, Unia Europejska);
   d) OVH, w zakresie hostingu serwerów i bazy danych Serwisu (centra danych we Francji, Unia Europejska);
   e) Google (Google Ireland Ltd.), w zakresie statystyk odwiedzin (Google Analytics) i pomiaru skuteczności reklam (Google Ads), wyłącznie w zakresie objętym zgodą wyrażoną w banerze cookies, a także w zakresie usługi reCAPTCHA chroniącej formularze logowania i rejestracji przed nadużyciami;
   f) Sentry (Functional Software, Inc.), w zakresie raportów o błędach technicznych Serwisu.
2. Dane osobowe mogą być ponadto udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w szczególności organom podatkowym, jeżeli na Administratorze ciąży taki obowiązek.

§ 8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Dane Zamówień, zdjęcia i dane Konta przechowywane są na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej (Francja i Niemcy).
2. Część dostawców wskazanych w § 7 (Google, Sentry) może przekazywać dane techniczne i statystyczne do Stanów Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej dotyczącej ram ochrony danych UE-USA (Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych, zapewniających poziom ochrony wymagany przez RODO.

§ 9. Pliki cookies i podobne technologie

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies, tj. niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu końcowym Klienta. Przy pierwszej wizycie w Serwisie wyświetlany jest baner, w którym Klient decyduje, na jakie kategorie plików cookies wyraża zgodę. Klient może wybrać opcję „Tylko niezbędne” i korzystać z Serwisu bez plików analitycznych i reklamowych.
2. Serwis wykorzystuje następujące kategorie plików cookies:
   a) niezbędne, umożliwiające logowanie, utrzymanie sesji i koszyka oraz złożenie Zamówienia; bez nich korzystanie z Serwisu nie jest możliwe, dlatego nie wymagają zgody;
   b) bezpieczeństwa, służące do uwierzytelniania i zapobiegania nadużyciom, w tym pliki usługi Google reCAPTCHA;
   c) funkcjonalne, zapamiętujące ustawienia Klienta, np. wybrany język;
   d) analityczne (Google Analytics): pliki _ga (okres ważności 2 lata) i _gid (okres ważności 24 godziny), umożliwiające analizę sposobu korzystania z Serwisu; ustawiane wyłącznie za zgodą Klienta;
   e) reklamowe (Google), służące do pomiaru skuteczności reklam oraz, w przypadku wyrażenia odrębnej zgody, do personalizacji reklam; ustawiane wyłącznie za zgodą Klienta.
3. Identyfikatory zapisane w plikach cookies mogą w połączeniu z innymi informacjami stanowić dane osobowe. Administrator traktuje je jak dane osobowe i stosuje wobec nich zasady ochrony oraz prawa określone w niniejszej Polityce.
4. Niezależnie od plików cookies Serwis zapisuje w pamięci przeglądarki Klienta (localStorage) informacje o źródle wizyty: identyfikator kliknięcia reklamy Google (gclid), parametry kampanii (utm), adres strony wejściowej oraz zapamiętane ustawienia zgód. Jeżeli Klient wyraził zgodę na pliki reklamowe, informacje te zapisywane są przy złożeniu Zamówienia razem z Zamówieniem i wykorzystywane do rozliczenia skuteczności reklam w Google Ads. Bez zgody Klienta dane te nie są przekazywane do Google.
5. Klient może w każdym czasie zmienić swoje ustawienia zgód za pomocą przycisku poniżej, a także zarządzać plikami cookies w ustawieniach przeglądarki, w tym je usuwać i blokować. Zablokowanie plików niezbędnych uniemożliwi korzystanie z Serwisu.

§ 10. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. Administrator nie podejmuje wobec Klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
2. Jeżeli Klient wyraził zgodę na pliki reklamowe, Google może wykorzystywać zebrane identyfikatory do dopasowania wyświetlanych reklam do zainteresowań Klienta. Zgodę tę można w każdym czasie wycofać w ustawieniach plików cookies.

§ 11. Prawa Klienta

1. Klientowi przysługuje prawo do:
   a) dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
   b) sprostowania (poprawienia) danych;
   c) usunięcia danych;
   d) ograniczenia przetwarzania;
   e) przenoszenia danych;
   f) sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu;
   g) wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
2. Dane Konta Klient może samodzielnie przeglądać i poprawiać po zalogowaniu w Serwisie, w zakładce moje konto. W pozostałych sprawach Klient może skontaktować się z Administratorem na adres: kontakt@fotosmart.com.pl. Żądanie usunięcia Konta należy wysłać z adresu poczty elektronicznej zarejestrowanego w Serwisie.
3. Klientowi przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeżeli uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.

§ 12. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności połączenia szyfrowane (TLS), ograniczenie dostępu do danych do osób upoważnionych, kopie zapasowe oraz monitorowanie błędów i nadużyć.
2. Dla bezpieczeństwa swoich danych Klient powinien używać silnego, unikalnego hasła do Konta, nie udostępniać danych logowania osobom trzecim oraz wylogowywać się z Serwisu na urządzeniach, z których korzystają również inne osoby.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. Administrator może zmienić niniejszą Politykę prywatności w przypadku zmiany zakresu lub sposobu przetwarzania danych albo zmiany przepisów prawa. O istotnych zmianach Klienci zostaną poinformowani, np. pocztą elektroniczną lub komunikatem w Serwisie.
2. Polityka prywatności obowiązuje od dnia 11 lipca 2026 r.